Samenwerken in zelfsturende teams

Beslist niet gemakkelijk voor veel werknemers en een groot pijnpunt voor organisaties.  Als ik mijn eigen ervaring bekijk dan leeft er nu nog steeds voelbare frustratie en spijt rondom mijn bijdrage binnen het zelfsturende onderwijs team, waar ik jaren geleden deel van uitmaakte. Destijds had ik geen flauwe notie hoe ik met mijn frustraties om kon gaan om daadwerkelijk een krachtige bijdrage te kunnen leveren. Gelukkig heb ik er nu heel andere handvatten bij. Voor ik daarover deel eerst even een kleine inventarisatie – beslist niet compleet – van pijnpunten die ik zo voorbij hoor komen rond zelfsturing -ofwel zelfcoordinatie- en samenwerking.

Signalering

Verbinden is een veel gebruikt kernwoord in de huidige manier van werken. Zeker in kleine, nieuw opgezette bedrijven lijken delen en verbinden het goed te doen. Twee uitgangspunten die perfect passen binnen organisaties waar duurzaamheid, participatie en zelfregie van hoog belang zijn.  En tegelijkertijd concludeer ik wat zorg bij managers en/of de eindverantwoordelijken voor de cijfers en de efficiëntie; het mag liever geen geld kosten, want we zijn tenslotte wel een bedrijf.

Ik noem even een aantal mogelijke problemen die ik hoor vanuit de werkvloer en vanuit de organisaties. Deze onttrekken persoonlijke energie en focus aan het geheel waardoor ook het hele team minder functioneert en die het zelf coordinerend vermogen ondermijnen.

  • De veiligheid en openheid die teams denken of zeggen te creëren blijkt een schijnveiligheid
  • Wegens bezuinigingen overgeplaatst personeel heeft moeite met integreren
  • Frustratie in samenwerking tussen oudere en jongere generatie werknemers
  • Frustraties door verschillen in status binnen een team.
  • Onvoldoende middelen en tijd om zelfsturing een kans te geven
  • Verschillen in aanpak/stijl die niet verenigbaar lijken (ongeschreven regels, de meerdere (vakkracht of manager) bepaalt, de teamleider stuurt de algemene lijn aan en de informele leiders bepalen de koers, de grote meerderheid regeert afhankelijk van wat de meerdere toestaat en wat niet. )
  • Uitingen van ontevredenheid, irritatie, mopperen, klagen. De werknemer denkt dat zijn mening er niet toe doet, er wordt geen rekening mee gehouden.
  • Huidige manier van feedback geven schrikt af, maakt onveilig.
  • Denken in complimenteren en corrigeren ondermijnt het gevoel zelf verantwoordelijk te zijn.

Mogelijke Gevolgen:

  • 2 of meer manieren van werken binnen 1 team
  • Verwarring voor klanten, collega’s, verantwoordelijken, stagiaires
  • Minder verantwoordelijkheid dragen voor de gevolgen van eigen gedrag
  • Geen onderling vertrouwen
  • Ineffectief werken
  • Stagnerende onderhuidse conflicten of spanningen
  • Onnodige spanning en ziekte uitval van werknemers
  • Behoefte aan steeds meer regels, protocollen

Waar liggen kansen

Een flinke waslijst, alleen het lezen ervan kan al ontmoedigen. Dat is beslist niet de bedoeling want ik kan een paar heel eenvoudige handvatten meegeven die direct inzetbaar zijn om alvast een paar punten voor een groot deel te kunnen ontwapenen. Eenvoudig en toch diepgaand. Doe er direct je voordeel mee.

Volgens Marshall Rosenberg liggen alle kansen besloten in de mate waarin men in staat is om contact te kunnen maken met wat er daadwerkelijk leeft in het team. Dat wil zeggen: echt actief honoreren dat wat er in ieder leeft, er ook werkelijk toe doet. En daarnaast heldere handvatten bieden om dit ook in de communicatie en samenwerking in te kunnen brengen.

Gebruik de oordelen die je hoort om er eens anders naar te luisteren;

om naar boven te halen wat er leeft en te ontdekken wat er nodig is.

5 tips om direct toe te passen

  1. Creëer ruimte: als je zelf gehoord wil worden, zorg dan dat je eerst de ander zoveel als mogelijk beluistert. Wat Stephen Cofey noemt “eerst horen dan gehoord worden” en wat Marshall Rosenberg noemt “ connect before correct” of ook “empathy before education”
  2. Wees nieuwsgierig: Probeer zelf het oordeel thuis te laten want elk oordeel stopt de doorstroming. En je wilt toch dat er iets verandert? Sta open voor willen horen, maak er zo nodig een besluit van in jezelf. Het kost zoveel energie om iets of iemand buiten je te houden. En dat lost ook nog eens niets op maar creëert extra spanning aan weerskanten
  3. Verplaats jezelf: dat kan zijn jezelf in iemands schoenen voorstellen, waardoor er meer begrip en empathie kan omstaan. Maar het kan zeker ook letterlijk opgevat worden, als verplaatsen in de ruimte. Wanneer je spanning voelt opkomen of benauwdheid in een gesprek, sta jezelf dan beweging toe. Waarschijnlijk brengt het je ook meer ademruimte. Misschien levert staand vergaderen of even 2 minuten een rek-, strek- of plaspauze tussendoor je meer op dan je denkt.
  4. Elk moment is nieuw: blijf in het hier en nu en realiseer je dat je elk moment opnieuw kunt insteken. Met je beste bedoelingen en met meer ruimte dan daarvoor. Emoties kunnen een achtbaan lijken en ijzigheid van eeuwige duur, maar in feite duren emoties slechts 40-90 seconden. Wij máken dat ze langer duren, en soms zelfs jaren en jaren telkens opnieuw opkomen, door de gedachten die we bij de situatie hebben over wie goed is en wie fout.
  5. Neem beslissingen op basis van waarnemingen (feiten) en behoeften (wat er nodig is) en zorg dat ieders behoeften gehoord zijn en ertoe doen. Dit is de kern waarmee men intrinsieke energie en betrokkenheid zal vergroten.

Leren, investeren, oefenen, resultaat

De kernbegrippen en handvatten hierboven zijn te leren in eenvoudige stappen aan de hand van Verbindend Communiceren. Laten we een kop koffie drinken en helder maken wat er nodig is voor je team. Maak een afspraak voor een informerend gesprek.

  • Wanneer je de tips gaat toepassen laat me dan weten hoe het je bevalt. laat een reactie achter hieronder.
Zelfsturende Teams in nood

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *